为使我校档案管理工作规范化、科学化，确保档案的完整性、准确性和系统性，有效地保护和利用档案，充分发挥档案为学校管理、教学、科研等各项工作服务的功能，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的规定，结合我校实际，制定本规定。

一、档案归档管理

（一）立卷归档

1.学校档案是学院在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等载体材料。属全校性、综合性的文件材料由学校办公室和党委办公室整理、立卷，各部门兼职档案员负责本部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷，向综合档案室移交。综合档案室应深入各部门指导其立卷工作。

2.学校实行文件材料“双归档”制度，即纸质文件材料和电子文件材料同步归档。立卷部门应当按照纸质文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理、组卷；电子文件归档采用档案管理软件录入。纸质档案整理和电子文件数据录入同步进行，录入文件目录，上传文件全文数据，将纸质文件和电子文件一并向档案室移交。

3.归档要求：归档的文件材料要求齐全、完整，保持文件之间的有机联系，分类准确、合理组卷；归档文件要求用A4纸，纸质优良，字迹工整，清楚耐久；书写时要用黑色碳素墨水笔，不能用圆珠笔、铅笔和红色的笔，也不能用复印件。

（二）归档时间

1.党政部门和能够按年度归档的部门的档案材料在次年4月底前归档；

2.教学部门和按学年度归档的档案材料在每年11月底前归档；

3.会计档案在会计年度终了后，由财会部门整理立卷，在本部门保管2年后移交档案部门；科研、基建、设备等项目档案以及专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档。

4.档案材料移交时必须履行手续，档案室要对接收的材料进行检查、清点，填写一式二份的移交清单，写明移交材料的题名、页数，移交时间等，交接双方签名后各留一份清单备查。

（三）归档范围：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类（招投标资料）、出版类、外事类、财会类、实物声像类。

二、档案借阅管理

（一）本校的档案主要为本校的教学、管理、科研服务，也为社会服务。本校教职工凭工作证，校友和外单位人员持本人有效身份证和单位介绍信（经领导同意）均可查阅档案。

（二）查阅档案必需严格履行借阅手续，填写档案借阅申请表（注明查阅档案的内容、目的），一般应在档案室阅览。本校教职工如确需借出时，必须办理借出手续，并在限期内（15天以内）归还。凡借出的档案材料，必须按要求如数归还，不得有缺少、损毁和涂改现象，违者按国家有关档案法规定处理。

（三）本校教职工原则上只能借阅本部门形成的档案，如确需借阅非隶属业务范围的档案，须申请（写明查阅的内容、目的），经申请人部门领导、档案形成部门领导、主管档案工作的校长或办公室主任同意方可查阅。

（四）凡需查阅学校党委会纪要、校务委员会记录（纪要）、保密档案材料、有密级的上级文件以及超越原文件规定的阅读范围的档案，应提出书面申请由部门负责人同意，经党政办公室主任审批，必要时报请校党委书记或校长审批后，限定性地查阅有关内容，且不得带出档案室，不得摘抄或复印，如确因工作需要摘抄时，摘抄稿限期交回档案室注销。

（五）在借阅档案时，应做到以下几点：

1.借阅者应该爱护档案，确保档案资料的完整与安全；

2.不得拆卷或撕去其中的文件；

3.不得在文件上划线、圈点、更改、涂写、批注和污损；

4.不得随意摘抄无关的档案资料；

5.未经同意，不得拍摄、复制、转借档案材料；

6.未经允许，任何人无权公布档案信息。

（六）借阅和归还档案时，档案人员与借阅者应当面核对清楚，档案管理人员对归还的档案，应仔细清点，核查无误后，方可签字注销；如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究当事者责任。

（七）借阅者在归还档案时应严格履行签字、登记、注销等手续，重大或特殊事件利用档案时须填写档案利用效果记录。

（八）借阅数量较大的（5卷以上），需提前与档案室联系，约定借阅时间。

（九）校外人员查阅利用档案时，要按规定收取费用。