法规制度

9999js金沙老品牌档案管理规定 粤工院办〔2019〕55号

信息来源: 发布日期:2020-01-08

为使我校档案管理工作规范化、科学化,确保档案的完整性、准确性和系统性,有效地保护和利用档案,充分发挥档案为学校管理、教学、科研等各项工作服务的功能,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的规定,结合我校实际,制定本规定。

一、档案归档管理

(一)立卷归档

1.学校档案是学院在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等载体材料。属全校性、综合性的文件材料由学校办公室和党委办公室整理、立卷,各部门兼职档案员负责本部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷,向综合档案室移交。综合档案室应深入各部门指导其立卷工作。

2.实行文件材料“双归档”制度,即纸质文件材料和电子文件材料同步归档。立卷部门应当按照纸质文件材料的自然形成规律,对文件材料进行系统整理、组卷;电子文件归档采用档案管理软件录入。纸质档案整理和电子文件数据录入同步进行,录入文件目录,上传文件全文数据,将纸质文件和电子文件一并向档案室移交。

3.归档要求:归档的文件材料要求齐全、完整,保持文件之间的有机联系,分类准确、合理组卷;归档文件要求用A4纸,纸质优良,字迹工整,清楚耐久;书写时要用黑色碳素墨水笔,不能用圆珠笔、铅笔和红色的笔,也不能用复印件。

(二)归档时间

1.党政部门和能够按年度归档的部门的档案材料在次年4月底前归档;

2.教学部门和按学年度归档的档案材料在每年11月底前归档;

3.会计档案在会计年度终了后,由财会部门整理立卷,在本部门保管2年后移交档案部门;科研、基建、设备等项目档案以及专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档。

4.档案材料移交时必须履行手续,档案室要对接收的材料进行检查、清点,填写一式二份的移交清单,写明移交材料的题名、页数,移交时间等,交接双方签名后各留一份清单备查。

(三)归档范围党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类(招投标资料)、出版类、外事类、财会类、实物声像类。

二、档案借阅管理

(一)本校的档案主要为本校的教学、管理、科研服务,也为社会服务。本校教职工凭工作证,校友和外单位人员持本人有效身份证和单位介绍信(经领导同意)均可查阅档案。

(二)查阅档案必需严格履行借阅手续,填写档案借阅申请表(注明查阅档案的内容、目的),一般应在档案室阅览。本校教职工如确需借出时,必须办理借出手续,并在限期内(15天以内)归还。凡借出的档案材料,必须按要求如数归还,不得有缺少、损毁和涂改现象,违者按国家有关档案法规定处理。

(三)本校教职工原则上只能借阅本部门形成的档案,如确需借阅非隶属业务范围的档案,须申请(写明查阅的内容、目的),经申请人部门领导、档案形成部门领导、主管档案工作的校长或办公室主任同意方可查阅。

(四)凡需查阅学校党委会纪要、校务委员会记录(纪要)、保密档案材料、有密级的上级文件以及超越原文件规定的阅读范围的档案,应提出书面申请由部门负责人同意,经党政办公室主任审批,必要时报请校党委书记或校长审批后,限定性地查阅有关内容,且不得带出档案室,不得摘抄或复印,如确因工作需要摘抄时,摘抄稿限期交回档案室注销。

(五)在借阅档案时,应做到以下几点:

1.借阅者应该爱护档案,确保档案资料的完整与安全;

2.不得拆卷或撕去其中的文件;

3.不得在文件上划线、圈点、更改、涂写、批注和污损;

4.不得随意摘抄无关的档案资料;

5.未经同意,不得拍摄、复制、转借档案材料;

6.未经允许,任何人无权公布档案信息。

(六)借阅和归还档案时,档案人员与借阅者应当面核对清楚,档案管理人员对归还的档案,应仔细清点,核查无误后,方可签字注销;如发现有损坏、丢失等情况,应立即追究当事者责任。

(七)借阅者在归还档案时应严格履行签字、登记、注销等手续,重大或特殊事件利用档案时须填写档案利用效果记录。

(八)借阅数量较大的(5卷以上),需提前与档案室联系,约定借阅时间。

(九)校外人员查阅利用档案时,要按规定收取费用。

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