关于重新修订南华工商学院档案管理制度及档案工作业务规范的通知
各系、各部门：
《南华工商学院档案工作规定》制订于1998年。该规定对于提高我院档案管理水平，贯彻档案工作统一领导，分级管理，集中保管的原则，确保档案的完整、准确、系统与安全起到了重要的作用。近年来，随着学院各项事业的不断拓展及网络数字化的迅猛发展，原有的档案管理制度及档案工作业务规范已经不能适应学校档案工作发展的需要。
为了更好地规范我院档案管理工作，根据国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年）以及教育部、国家档案局2008年第27号令《高等学校档案管理办法》的有关精神，结合学院档案管理工作的实际情况，经学院领导同意，决定对《南华工商学院档案工作规定》进行重新修订。现将经初步修订的《档案管理制度及档案工作业务规范》进行试行，请各系、各部门按照新的归档范围进行文件材料的收集整理工作，并将在工作中遇到的问题和意见反馈给学院综合档案室，以便于我们对工作的改进。
学院综合档案室
2010年4月15日
一、南华工商学院党群类档案归档范围和保管期限表
DQ 11 党务综合 （党委办公室）
序号 类 目 名 称 保管期限
1上级发送我院的文件材料
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 党委颁发的文件，指示、批转、通报和通知等 30年
3 党委工作计划、总结、规章制度、报告、向上级的请示 永久
4 以党委名义召开的工作会议材料、领导讲话稿 30年
5 党委会、党委扩大会、民主生活会等会议记录、纪要、决议 永久
6 党代会文件材料
(1) 召开党代会的请示和批复、计划、通知、筹备工作报告、大会工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、
选举结果和上级批复等 永久
(2)大会提案及办理情况、会议简报、会议情况反映、会议记录 30年
(3)工作人员名单、工作证、代表证、列席证、选票式样及照片、录像、
录音、重要的贺信贺电等 30年
7 党委年度工作大事记 永久
8 党群系统启用印章的文件和印模及废止印章的文件 永久
9 党群系统重要统计材料、报表 永久
10 党委工作简报、情况反映、工作信息 永久
11 党委保密、秘书工作的规章制度及有关文件 30年
12 重要的群众来信来访及处理材料 30年
13 党委与有关部门联系、协调工作的往来文件 30年
14 上级领导来我院视察、调研、检查、巡视工作时的题词、
讲话、报告等材料及声像材料 永久
15 党委领导调研、检查、巡视学院工作时形成的文件材料 永久
16 党委各职能部门、各总支、各支部报党委的工作计划、总结、报告、
请示及批复；重要通知、经验介绍、调查材料、会议记录；重要统计
材料、报表 30年
17 党组织及人员的奖励材料 30年
18 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
DQ 12 纪检、监察（纪委、监察处） （纪律检查委员会）
序号 类目名称 保管期限
1上级有关纪检、监察工作的文件
（1）针对本院的 永久
（2）参阅文件 30年或10年
2 院纪委、监察文件、工作计划、总结、规章制度、重要调查材料 永久
3 院纪委、监察通知、通报、统计报表等 30年
4 纪委、监察会议记录 永久
5 本院党员违纪处分、复查材料 30年
6 纪委、监察立案调查、处理的材料 永久
7 群众来信来访及处理意见
(1) 重要的 30年
(2) 一般的 10年
8 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
DQ 13 组织 (党委办公室)
序号 类目名称 保管期限
1上级关于组织工作的指示、决定、规定、通知
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2本院组织工作规章制度 30年
3本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料和重要统计 永久
4组织部召开的重要会议记录、纪要、决定等材料 30年
5本院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久
6关于干部任免、调动的报告、批复、通知 永久
7 党员及党组织统计年报表 永久
10 党员名册、发展新党员、预备党员转正的名册 永久
11 党委对基层党总支、各支部改选报告的审批材料文件、
各总支、支部委员名册 永久
12 吸收新党员、预备党员转正或取消党员资格、党员退党的材料 30年
13 党员组织关系转进或转出的介绍信及存根 30年
14表彰先进党支部、优秀党员的决定及典型事迹材料
（1） 省级以上 永久
（2） 院级 30年
15 党费收支年报表 30年
16 党员出国报告及批复 30年
17 出席上级以上党代会代表名单、登记表 永久
18 党校工作计划、报告、管理规定、学员名单、统计表 30年
19 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
DQ 14 宣传教育 （党办、学生 、工作处）
序号 类目名称 保管期限
l 上级有关宣传工作、学生思想政治工作的文件
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 本院宣传工作规章制度 30年
3 本院宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计 永久
4 理论学习的决定、通知、计划、总结 30年
5 反映本院重大活动的简报、图表、相片、录音、录像等材料 永久或30年
6 宣传本院教学、科研及学校管理等各项活动的声像材料 永久或30年
7 教职工政治思想工作动态及调查材料 30年
8 学生思想政治工作计划、报告、总结、工作通讯 、调查材料、
统计报表、各系政治工作人员名单 30年
9 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
DQ 15 统战
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于统战工作的文件
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 本院统战工作规章制度 30年
3 本院统战工作计划、报告、决定、通告、总结、重要统计 永久
4 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久
5 本院统战工作重要会议材料和记录 30年
6 本院各级人大代表、政协委员名单、登记表及考察审批材料 永久
7本院各民主党派、爱国人士情况登记表、名册、统计表、调查表
及有关材料 30年
8 本院各民主党派的重要会议、重要活动材料 30年
9 台、港、澳和侨务工作材料 30年
10 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
DQ 16 工会 （工会、计生办）
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关工会工作的文件
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 本院工会工作规章制度 30年
3 院工会工作计划、报告、决定、总结、重要通知、重要统计 永久
4教职工代表大会、工代会材料：
(1) 请示、批复、计划、通知、议程、筹备工作报告、大会工作报告、决议、
记录、发言稿、领导讲话稿、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、
候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等 永久
(2) 大会提案及办理情况、会议简报、会议情况反映、会议记录 30年
(3) 工作人员名单、工作证、代表证、列席证、选票式样及照片、录像 、
录音、重要的贺信贺电等 30年
5 基层工会干部名册、工会会员名册 30年
6 工会表彰及处分会员单位及个人的有关材料 30年
7 工会会议记录及纪要 30年
8 工会工作统计年报表 永久
9 妇女工作材料 30年
10 上级关于计划生育工作的文件材料 30年
11 本院计划生育工作计划、总结、规定及重要材料 30年
12 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
DQ 17 团 委 学生会 （团委、学生处）
序号 类目名称 保管期限
1上级关于共青团工作的文件
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 本院团委工作规章制度 30年
3 院党委对团工作的批示、通知 永久
4 团委工作计划、报告、总结 永久
5 团员、基层团组织统计年报表 永久
6 院团代会、学代会文件材料（参照党代会材料） 永久或30年
7 院团委、分团委、团支部、学生会干部任免通知 30年
8 团工作典型调查材料、优秀团员的材料 30年
9 表彰奖励先进团支部、优秀团员及处分团员的材料 30年
10 团员干部名册、团员名册 永久
11 团委会会议记录 30年
12 学生会文件、学生社团材料 30年
13 团委牵头进行的重大活动的文件材料及照片、录像等 30年
14 社团活动、社会活动有关材料，统计报表 30年
15 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
二、南华工商学院行政类档案归档范围和保管期限表
XZ 1 1 行政综合 （学院办公室、行政各职能部门）
序号 类目名称 保管期限
1上级发送我院的文件材料
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 全院性的规章制度 永久
3 学院教育事业发展规划、计划；年度、学期工作计划、总结、报告 永久
4 本院向上级机关的请示、报告及批复 永久或30年
5 学院颁发的决定、条例、办法、指示、批转、通报和通知 永久或30年
6 院务会、院长办公会会议记录、纪要及讨论通过的决定、决议 永久
7 院领导在重要会议上的讲话稿 永久或30年
8 院领导主持召开的专业性会议、座谈会、汇报会会议记录及文件材料 30年
9学院行政各职能部门、系、部、中心等的工作计划、总结、
报告、请示及批复；统计报表 30年
10上级领导、嘉宾及外单位来院视察或考察时的题词、题字、纪念品等 永久或30年
11 重要会议、重要活动的材料 30年
12 高校学年基层报表及综合性统计报表 永久
13 行政年度大事记，简报、信息、动态等 永久或30年
14 学院综合性调查材料和经验总结 永久
15 本院行政部门启用印章的文件材料及印模及废止印章的文件 永久
16 本院历史沿革、简介、情况介绍 永久
17 校史工作材料 30年
18 校庆工作材料 30年
19 校友工作材料 30年
20 群众来信来访材料 永久或30年
21 重要的公务信件 永久或30年
22 校际协作的文件材料 永久或30年
23 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
XZ 1 2 人 事、师资 （人事处）
序号 类目名称 保管期限
1上级有关人事、师资等工作的文件材料
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 本院人事工作规章制度 30年
3 本院人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录 永久
4 关于机构、编制规划、计划、报告及上级的批复 永久
5 校内机构设置、变化的文件材料 永久
6 表彰和奖励先进集体、先进教职员工的材料
(1) 获省级以上奖励的 永久
(2) 获院级奖励的 30年
7处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料 30年
8人事统计报表 永久
9教职工名册 永久
10师资培养、管理工作计划、规定、总结 30年
11教师进修计划、安排、总结 30年
12教职工院内调动材料 30年
13教职工录用、调入及调出的有关材料 30年
14本院教职工转正、定级、起薪等文件材料 30年
15教职工工资调整材料、名册 30年
16教职工退职、离职和出国的有关材料 30年
17教职工离休、退休报告、批复 30年
18院离、退休人员名册 30年
19教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级的批复 30年
20教师工作量的规定及执行情况 30年
21教师业务考核材料 30年
22教职工福利工作材料 30年
23职工教育统计年报表 30年
24使用临时工有关材料 30年
25 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
XZ 13 审计 （审计委员会）
序号 类目名称 保管期限
1上级有关审计工作的文件
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2本院审计工作的规章制度 30年
3审计工作计划、报告、总结、统计及重要报表 30年
4审计项目的计划、方案、请示、报告、批示和会议记录 30年
5审计通知书、审计意见书和移交处理书等审计公文 30年
6 院内审计工作形成的审计文书和审计过程中的记录、取证材料、底稿 30年
7检查各部门对审计意见书和审计决定落实、执行情况的报告和记录 30年
8 重要来信来访和来访记录 30年
9 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
XZ 14 武装、保卫 （保卫处）
序号 类目名称 保管期限
1上级有关武装、保卫工作的文件材料
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2本院武装、保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永久
3本院武装、保卫工作的规章制度 30年
3本院武装、保卫工作的请示、报告、通知、通报 30年或10年
4治安保卫人员名册 30年
5 本院师生员工案件的侦查、调查分析、处理结论及上级的批复、
判决书等材料 30年
6 武装、人防、消防工作的文件材料、报表 30年
7 重要部门的安保、消防工作材料 30年
8复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡) 30年
9 本院社会治安、综合治理材料 30年
10 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
XZ 15 总务、后勤 （总务处）
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关后勤工作的文件材料
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2本院后勤管理工作规章制度 30年
3后勤工作计划、报告、决定、总结及重要报表 30年
4 房屋、水电、家具、办公设备等调配使用、转移的规定等相关材料 永久
5 食堂、物业管理等后勤社会化管理项目的文件材料、合同 30年
6 防震、防汛、三废治理工作的文件材料 30年
7 爱国卫生运动、环境保护的有关材料 30年
8 师生医疗、保健、卫生工作的规定、通知 30年
9 师生员工健康状况调查、统计、分析材料 30年
10 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
XZ 16 图书、档案、文博（图书馆、综合档案室）
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关档案、图书、情报、文博工作的文件 30年
2 档案、图书、情报、文博工作计划、报告、总结 30年
3 档案、图书规章制度 30年
4 档案、图书工作与院外交流的有关文件材料 30年
5 图书馆概况、发展规划、藏书目录、统计年报 永久
6 档案全宗介绍、清册、统计报表 永久
7 档案销毁报告及销毁清册 永久
8 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
三、南华工商学院教学类档案归档范围和保管期限表
(教务处、招生就业办、学生处、各教学系、部)
JX l1 教学综合 （教务处、成教学院、学生处、各教学单位）
序号 类目名称 保管期限
1上级有关教学工作、学生工作的文件材料
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 教学改革，培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法 永久
3 教学发展规划、教学工作实施计划 永久
4 教学工作、学生工作规章制度 永久
5 教学工作会议、调研报告、决定、总结、通知、通报、统计报表 永久
6 学生工作计划、报告、决定、总结、调查材料、统计报表 永久
7 教学检查、教学评估和优秀教学质量评奖材料 30年
8 合作办学、联合办学材料 30年
9 非学历教育的培训班、进修班材料 30年
10 勤工俭学的有关材料 30年
11 校运会材料 30年
12 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
JX l2 学科与实验室 （教务处、各教学单位)
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 30年
2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永久
3 专业设置、转向、合并、撤销的请示、论证材料及上级批复 永久
4 重点学科、专业、实验室建设及论证材料 永久
5 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结 永久
6 学科、专业、实验室建设统计报表 永久
7 教研室、实验室正副主任名单 30年
8 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
JX l3 招生 （招生办）
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关招生工作的文件材料 30年
2 招生计划、规定、生源计划 30年
3 新生录取材料及新生名册 永久
4 委培、代培、自费生计划、合同及名单 30年
5 招生简章、专业介绍 30年
6 招生工作往来的函件、通知、招生宣传、招生工作总结 10年
7 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
JX 14 学籍管理 （教务处、学生处、各教学单位)
序号 类目名称 保管期限
1 新生入学登记、学生学籍卡、成绩册 永久
2学生名册 永久
3 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学)
及学籍异动统计表 30年
4 本院关于学生学籍管理的规定 30年
5 学生奖励材料(表彰先进班级、优秀学生的决定，典型材料
及获奖学金学生的材料) 30年
6 学生处分及申诉材料 30年
7其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
JX l5 课堂教学与教学实践 （教务处、各教学单位)
序号 类目名称 保管期限
1 各专业教学计划、教学大纲 永久
2 课程建设要求、课程设置与安排，校历表，课表 30年
3 各专业课程试题库 30年
4 典型教案、重要备课记录 30年
5 优秀教学成果申报、评审、奖励的文件材料 永久
6 本院学生参加全国大学英语二、四、六级统考的工作计划、情况汇报、
统计等材料 30年
7 本院学生参加计算机等级考试的工作计划、情况汇报、统计等材料 30年
8 教学实习、生产实习计划，实习基地，教育实习总结等材料 30年
9 学生社会调查、社会实践计划、总结等材料 30年
10 学生参加课外文体、科技活动和比赛的有关材料 30年
11 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
JX l6 毕业生 （就业办、教务处、各教学单位）
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关毕业生就业工作的文件材料 30年
2 本院学生就业工作规章制度 30年
3 毕业生工作计划、简报、宣传材料、总结 30年
4 毕业生供需统计、计划、合同 30年
5 毕业证书、结业证书、就业派遣证领取签名册 永久
6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 30年
7 毕业生集体照片 永久
8 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
JX l8 教材 （教务处、各教学单位）
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关教材工作的文件材料 30年
2 本院关于教材建设规划、发放管理、交流情况等文件 30年
3 自编、主编教材 30年
4 各专业使用教材目录 30年
5 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 30年
6 其他有保存价值的自编教学参考资料 10年
7其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
附录：存各系、部教学单位档案
序号 类目名称 保管期限
1 毕业论文、毕业设计及评审意见 30年
2 课堂教学材料、课程进度表 10年
3 老师任课安排、教案 10年
4 优秀实习报告 10年
5 本专业教学检查、调查材料及总结 10年
6 教师工作量核算、登记表
四、南华工商学院科研类档案归档范围和保管期限表
KY 11 科研综合 （科研处）
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于科研工作的文件材料
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 本院科研工作规划、计划、报告、总结、工作会议材料 永久
3 科研工作的规章制度 30年
4 科研基金的申报材料及有关批复 30年
5 科研项目、经费的申请、批复 30年
6 科研项目及经费的使用情况报告 30年
7 科研、学术会议的文件材料
（会议的计划、方案、请示、批复、通知、代表名单、会议议程、
领导嘉宾讲话稿、学术报告、参会论文、总结、会议通讯录、
签名、题词、照片、录音、录像等) 永久或30年
8 科研项目获奖材料（包括奖状、证书） 永久
9 本院与外单位有关科研工作的重要往来函件 30年
10 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
KY 12 科研项目
序号 类目名称 保管期限
12—1科研准备阶段
1 开题报告、课题调研论证材料 30年
2 任务书、委托任务书、合同、协议书 永久
3 课题研究计划、设计 30年
4 计划执行情况、计划调整或撤消报告 10年
5 课题投资经费预决算材料 10年
12-2 研究实验阶段
l 实验、测试、观测、调查、考察等各种载体的重要原始记录
(含关键配方、工艺流程及综合分析材料) 永久
2 数据处理材料，包括计算机处理材料 永久
3 设计的文字说明和图纸 永久
4 研究工作阶段小结、专题报告 30年
5 配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片等 永久
6 样品、标本等实物目录 永久
7 重要往来技术文件 30年
12—3总结鉴定阶段
l 研究报告、技术报告 永久
2 技术说明、使用说明 永久
3 论文专著 永久
4 专家评审意见 永久
5 鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见) 30年
6 鉴定证书 永久
7 推广应用意见 30年
8 课题工作总结 30年
12—4 申报奖励阶段
1 科研成果登记表、报告表 永久
2 科研成果奖励申报与审批材料 永久
3 科研成果奖励材料(奖状、奖章、证书)原件或复印件 永久
4 推广应用的经济效益和社会效益证明材料 永久
5 专利申请的有关文件材料及证书原件或复印件 永久
6 取得负成果或因故中断重要课题的科研文件材料 30年
12—5 推广应用阶段
1 技术转让合同、协议书 永久
2 生产定型鉴定材料 永久
3 成果被引用或投产后反馈意见 10年
4 推广应用方案、实施情况及工作总结 30年
5 扩大试生产的设计文件、工艺文件 30年
6 学术交流材料 30年
7 成果宣传报导材料 10年
KY 13 论文、著作、作品 （各单位）
序号 类目名称 保管期限
l 教职工发表论文、专著、作品的年度目录 30年
1 出版发行的专著、专题论文、作品、研究、研究报告、译文
(包括著作、编、译、注释、校、绘、书、摄影) 永久或30年
五、南华工商学院基本建设类档案归档范围和保管期限表
JJ 11 基本建设综合 （总务处、筹建办）
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关基建工作的文件材料
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 上级下达本院基建投资计划及本院执行情况报告 永久
3 本院基建工作规章制度 30年
4 基建工作计划、总结、报告及上级批复 永久
5 全院性总体规划、设计、总平面图及文件 永久
6 全院地下给、排水，通讯线路等隐蔽工程分布图 永久
7 本院土地分布红线图、土地证书，与外单位签订的有关土地问题
的协议、合同 永久
8 基建工作统计年报表 永久
9 基建工程财务预、决算 30年
10 大型基建维修的图纸、请示、招标、验收等材料 30年
11 学院征地范围总体地质勘探、地形测量材料 永久
12 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
JJ 12 工程项目
序号 类目名称 保管期限
l2—1 可行性研究
1 项目建议书及上级批复 永久
2 可行性研究报告 永久
3 项目评估 永久
4 环境预测、调查报告 永久
5 设计任务书及计划任务书 永久
l2—2 设计基础
1 工程地质、水文地质、勘探设计、勘探报告、地质图、勘察记录、
化验试验报告、重要土、岩样及说明 永久
2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久
3 水文、气象、地震等其他设计基础材料 永久
12—3 设计文件
1 初步设计 永久
2 技术设计 永久
3 施工图设计 30年
4 技术秘密材料、专利文件 永久
5 设计计算书 30年
6 关键技术实验 永久
7 总体规划设计 永久
8 设计评价、鉴定及审批 30年
12—4 工程管理文件
1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久
2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久
3 施工执照 永久
4 环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、供应协议书 永久
5 产权证书 永久
12—5 施工
l 土地施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 10年
(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、
施工安全措施、施工工艺 30年
(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定 30年
(4)建筑材料实验报告 30年
（5)设计变更、工程更改洽商、材料代用核定审批 30年
(6)土建施工定位测量地质勘察 永久
(7)土、岩实验报告，基础处理、基础工程施工图 永久
(8)隐蔽工程验收记录 永久
(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久
(10)分项、分单位工程质量检查、评定 30年
(11)交工验收记录证明 30年
(12)竣工报告、竣工验收报告 永久
2 设备及管线安装施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 10年
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年
(3)焊接实验记录、报告、施工检验、探伤记录 30年
(4)隐蔽工程检查验收记录 30年
(5)强度、密闭性试验报告 30年
(6)设备调试记录 10年
(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 30年
(8)系统调试、实验记录 30年
(9)管线清洗、通水、清毒记录 10年
(10)管线标高位置，坡度测量记录 30年
(11)中间交工验收记录证明，工程质量评定 30年
(12)竣工报告、竣工验收报告 30年
3 电气、仪表安装施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 10年
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年
(3)调试、整定记录 30年
(4)性能测试和校核 30年
(5)施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 30年
(6)操作、联动试验 10年
(7)电气装置交接记录 10年
(8)中间交工验收记录、工程质量评定 30年
(9)竣工报告、竣工验收报告 30年
12—6 竣工验收
1 竣工验收报告 永久
2 全部竣工图纸 永久
3 质量评审材料 永久
4 工程现场声像材料 永久
5 竣工验收会议决议文件 永久
12—7 基建财务、器材管理
1 财务计划、年度计划 10年
2 工程概算、预算、决算 永久
3 主要材料消耗、器材管理 10年
4 交付使用的固定资产 永久
六、南华工商学院仪器设备类档案归档范围和保管期限表
（总务处）
SB 11 仪器设备综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关仪器、设备工作的文件材料
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 本院仪器、设备工作的规章制度 30年
3 设备工作计划、报告、总结、调查材料 30年
4 本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 30年
5 本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复 30年
6 本院有关仪器、设备统计报表 永久
7 其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物 永久或30年
SB 12 仪器设备项目
序号 类目名称 保管期限
1 申购报告、计划、论证报告（论证会议文件、记录等） 30年
2 上级或主管领导批复和准购批示 30年
3 定购合同、协议、会议纪要、记录等 30年
4 进口设备过程中有关的技术商务文件 30年
5 开箱记录及装箱单 30年
6 安装、调试记录和双方签字移交文件，保修单 30年
7 验收报告及文件材料 30年
8 索赔来往函件及结果文件、重大事故的调查分析及处理意见 30年
9 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存
10 设备使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 与设备共存
11 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存
13 其他有价值的文件材料 30年
七、南华工商学院出版物类档案范围和保管期限表
（学报编辑部）
CB 11 出版物综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关编辑出版工作的文件
2 (1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 本院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、重要会议记录
及出版管理过程形成的文件材料 永久
3 本院编辑出版工作规章制度、统计报表 永久
4 其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物 永久或30年
CB 12—15 出版物
序号 类目名称 保管期限
1 编辑出版合同、协议书 30年
2 出版请示与批复 30年
3 原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后有原稿签收单） 30年
4 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 30年
5 封面设计图样及文字说明 10年
6 出版通知单、书刊、音像出版物样品 永久
7 出版发行记录、稿酬、版税通知 10年
8 获奖或受处查情况的文件材料 30年
9 有参考价值的读者来信、重要评论 10年
10 再版修改意见 10年
八、南华工商学院外事类档案归档范围和保管期限表
WS 11 外事综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于外事工作的文件材料
(1) 针对本院的 永久
(2) 参阅文件 30年或10年
2 本院外事工作的规章制度 30年
3 本院外事工作计划、总结、请示、报告等材料 30年
4 外事工作统计报表 永久
5 外事工作会议材料 30年
6 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或30年
WS 12 出国(境)
序号 类目名称 保管期限
1 对有关出国(境)人员的请示及上级批复等文件材料 30年
2 国际会议学术论文 30年
3 投寄国外的学术论文 30年
4 出国(境)人员考察、访问材料 30年
5 出国（境）讲学、研究人员有关材料 30年
6 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果、论文和
各类证书（影印件） 永久
7 参加国际比赛、竞赛的有关材料 30年
WS 13 来校
序号 类目名称 保管期限
1 邀请、聘请外籍人员的计划、请示、批复、协议、合同及往来函件等 30年
2 外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料 30年
3 外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料 永久
4 来院进修、10年培训研究的外籍人士有关材料 30年
5 国际比赛、竞赛的有关材料 30年
WS 14 国际合作与会议
序号 类目名称 保管期限
1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要、备忘录等材料 永久
2 本院完成的国际合作项目、成果等材料 永久
3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 30年
4 授予外籍人员名誉称号的材料 永久
5 双方互赠的礼品、纪念品 30年
6 国际会议材料 30年
九、南华工商学院财会类档案归档范围和保管期限表
（财务处）
CK 11 财会综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关财会工作的文件材料
（1）针对本院的 永久
（2）参阅文件 30年或10年
2 上级下达本院教育经费预算及本院关于教育经费预、决算报告 永久
3 本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 30年
4 本院财务工作的规章制度 30年
5 学院基金管理发放的办法、规定 30年
6 有关财务管理方面的其他文件材料 10年
7 会计移交清册 30年
8 会计档案保管清册 永久
9 会计档案销毁清册 30年
CK 12 会计报表
序号 类目名称 保管期限
1 决算报表(含基建综合决算) 永久
2 预算会计报表 10年
3 年度以上规划表、分配计划、测算表 30年
4 年度以下各种计划、统计报表(含工资报表) 30年
5 季度以下各种计划、统计报表 10年
CK 13 会计帐簿
序号 类目名称 保管期限
1 涉及外事会计帐簿 永久
2 总帐 30年
3 预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐) 10年
4 预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐) 10年
5 学院专项基金帐簿 10年
6 日记帐 10年
其中：现金、银行存款日记帐 30年
7 固定资产明细帐 (固定资产报废清理后保管五年) 10年
CK 14 会计凭证
序号 类目名称 保管期限
1 涉及外事的会计凭证 永久
2 预算内各种原始凭证、记账凭证 10年
3 预算外各种原始凭证、记账账单 10年
4 学院基金各种原始凭证、记账凭证 10年
5 银行存款余额调节表 10年
6 会计拨款凭证及其他会计凭证 10年
7 银行对外账单 10年
8 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 30年
CK 15工资清册
序号 类目名称 保管期限
1 工资发放名册 永久
2 工资转移、证明、通知存根 30年
3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册等 10年
十、南华工商学院声像载体档案归档范围和保管期限表
（归档范围参见以上各类档案内容)
序号 类目名称 保管期限
SX 11 综合管理文件 永久或30年
SX 12 照片 永久或30年
SX 13 录音带 永久或30年
SX 14 录像带 永久或30年
SX 15 幻灯片 永久或30年
SX 16 磁盘 永久或30年
SX 17 胶片 永久或30年
SX 18 光盘 永久或30年
十一、南华工商学院实物类档案归档范围和保管期限表
实物类档案的归档范围主要包括：
1、上级领导来我院视察、检查、指导时的题词、题字等。
2、出席在我院召开的各种重要会议的有关领导及国内外友人的题字、赠言等。
3、学院师生员工在校内外获得的各级各类奖状、奖杯、证书等。
4、境内外知名人士、校友、团体、机构在参观、访问时赠送的各类纪念品等。
5、我院各个历史时期的证件、徽章，如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、印章、纪念章、纪念册等。
实物类档案均为永久和30年保存。归档单位为各系、各部门。
