学院规章

南华工商学院档案工作规定

信息来源: 发布日期:2011-10-18

一、归档文件要求
(一)职能部门预立卷归档是我院档案工作的基本制度。
(二)归档文件材料必须准确反映学校教学、科研及管理活动的真实面貌,手续完备,制作和书写材料有利于长期保存
(三)遵循文件材料的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
(四)文书档案由形成、处理、承办的职能部门负责归档。全校性、综合性的文件材料由党委办公室、院办公室负责归档。跨部门的文件根据情况采取以下几种方式处理:由学校党委讨论,以行政名义发出的文件,归入学院办公室;由业务部门起草,内容主要涉及某方面业务工作的,即使以学校行政名义发出的文件,也应归入具体的业务部门,但如果内容涉及全局性、综合性的文件,则归入学院办公室;几个部门联合办理的文件,一般归入主办部门,如无法确定主办部门,则归入最后承办的部门。
(五)归档文件材料注意:检查应盖公章是否盖了,文件没有标题应加上标题,内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
(六)科技档案、会计档案、照片档案、荣誉档案、电子文件分别由各类文件材料的形成单位负责归档。
(七)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料,在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(八)归档的文件材料应是原稿原件,不得用复制件。正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
(九)归档的文件材料一律要用蓝色和黑色钢笔、签字笔或打印机打印,不得使用铅笔、圆珠笔或红色的笔。
(十)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(十一)归档的文件要求一式两份,其中正文和签发稿各一份作存档用,一份作文件汇编用;归档的纸质文件与电子文件同步归档。
(十二)文书档案在次年四月底前归档;按学年度形成的教学档案在学年度结束后寒假前归档;科研、基建项目和专题性、成套性较强的档案,在项目完成通过验收后三个月内归档,会计档案实行隔二年归档制度,每年四月底以前完成归档工作。
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