学院规章

南华工商学院档案资料收集归档范围

信息来源: 发布日期:2011-10-13

一、党群类:主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。(党务综合、纪检、宣传教育、统战、工会、团委)

  二、行政类:主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。(行政综合、人事、监察、审计、武装、保卫、总务、档案、图书、文博)

三、教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件:教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生分配等方面的计划、指示、规定、办法等。 

2.综合性教学文件材料:学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例,教学工作的各种统计表。 

3.招生工作的材料:招生计划、简章、专业介绍、新生名册,代培计划、合同,招生工作总结等。 

4.学籍管理的材料:新生登记表,学生学籍卡片、成绩卡,在校学生名册,学生学籍变更(升级、留级、休学、转学、复学、退学)的材料。 

5.学生奖惩材料。

6.教学计划、方案和教学大纲,教学改革方案、总结。

7.教材方面的材料:自编、主编教材的正本,各系各专业教材使用目录。

8.教学实习、生产实习方面的材料:教学实习、生产实习的计划、大纲、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定,有代表性的实习报告等。

9.课堂教学材料:课程安排表,课程进度表,教师任课安排,典型讲义、教案,各系各专业的考试题。 

10.优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见。 

1.毕业生分配材料:毕业生分配计划、方案、报告、总结、分配名单、毕业证书存根,供需见面的计划、合同。 

2.毕业生质量调查材料:学校对毕业生质量调查的计划、总结、调查表,使用单位对毕业生质量的评审意见等。 

3.师资培训的计划、考核和总结,出国进修等文件。

4.教研室的教学总结,教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料,教学情况调查表。 

5.教师工作量的规定及执行情况。 

6.成教学院形成的文件和材料。

四、科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876号)执行。

1.科研准备阶段:科研课题审批文件、任务书、委托书,开题报告,调研报告,方案论证和协议书、合同等文件;
  2.研究实验阶段:各种载体的重要原始记录,实验报告,计算材料,专利申请的有关文件材料,设计文件、图纸,关键工艺文件,重要的来往技术文件等;
  3.总结鉴定验收阶段:工作总结,科研报告,论文,专著,参加人员名单,技术鉴定材料,科研投资情况、决算材料等;
  4.成果和奖励申报阶段:成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等;
  5.推广应用阶段:推广应用方案、总结,扩大生产的设计文件、工艺文件,生产定型鉴定材料,转让合同,用户反馈意见等。

五、基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884号)执行。

1.可行性研究、任务书 

2.设计基础材料

3.设计文件

4.工程管理文件

5.施工文件

6.竣工文件

7.生产技术准备、试生产

8.财务、器材管理

  六、仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

  七、出版物类:主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

  八、外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

九、财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)执行。

1.会计凭证类:原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。
  2.会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。
  3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
  4.其他类:
工资薪金发放清册,各种奖金、奖学金、贷学金、助学金发放名册;银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

十、声像类:归档内容主要包括:

1. 记录本院主要职能活动和重要工作成果的声像材料;

2. 领导人和著名人物参加与本院有关的重大公务活动的声像材料;

3. 本院组织或参加的重要外事活动的声像材料;

4. 记录本院不同时期的历史基本情况、地理概貌、的声像材料;

5.记录本院知名人士重要活动的声像材料及宣传资料;

6.记录本院各种重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料;

7.其它具有特殊意义和长久保存价值的声像材料。

十一、实物类:归档范围主要包括:

1.奖品实物档案。学院在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中,荣获由市委、市政府及以上颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

2.印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章,包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

3.名人字画实物档案。国家、省、市领导及国内外社会知名人士为学院的题词、作画、赠言手迹及签名簿。

4.学院发展中不同时期具有纪念意义的物品。如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、校牌、匾、纪念章等。

5.学院与国内、外校际交往中收受的礼品、纪念品。

十二、学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(详情见南华工商学院归档范围和保管期限表)

 

                                  学院综合档案室

                                   20114

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