一、学院保存的档案，主要是为本院教学、科研和管理等各项工作提供服务，也为社会服务。

二、校内、外单位和个人，持有效介绍信、工作证、身份证等合法证明，可以利用本室已开放的档案。凡到档案室查阅档案，须填写借阅登记及利用效果。

三、本院工作人员因工作需要调阅档案，原则上只能查阅本部门形成的档案材料以及已公开的普发性文件，如果需要查阅本部门以外的档案材料，必须写明查阅目的和查阅内容，经档案形成部门负责人和办公室负责人审核批准后，方可查阅。

四、凡调阅党委会议记录（纪要）、院务委员会会议记录（纪要）、有密级的上级文件及未开放的档案，应由本部门负责人提出查阅申请，经档案形成部门负责人及办公室负责人审批，必要时还须经主管院领导审查同意，限定性的阅读有关内容，不得带出综合档案室，不得摘抄。如确因工作需要摘抄，也需经档案形成部门负责人及办公室负责人同意。

五、校外单位或个人利用本室档案，须持单位正式介绍信及个人有效证件，写明查阅目的和查阅内容，档案室方可办理。如需要摘抄或复制，须经办公室负责人同意后由档案工作人员进行复制，并加盖公章后方可有效。任何个人以传真或电话查阅概不受理。

六、毕业生查阅个人档案须持毕业证和身份证等有效证件；毕业生委托他人来校查阅个人学籍档案，必须有毕业生本人委托证明、毕业证和身份证复印件，代查阅者还应出示自己的有效证件，方可查阅。

七、档案利用者要爱护档案，确保档案的保密、完整与安全。借阅的档案不得转借他人，不准拆卷、抽页、剪裁，不准删改、眉批、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，档案严禁污损，做到归还档案完好无损。

八、档案一般只限于在“档案阅览室”使用，并进行登记。确需借出者，应办理借出手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还；一般档案借阅不超过一周，凡需延期使用者，要办理续借手续。重要档案当日归还，节假日期间档案应送回档案室保管。保密档案一律不外借。

九、严禁擅自复制或摘抄档案。因工作需要复制已开放档案的，由档案工作人员负责办理。摘录档案应按原文照录，不得加注个人意见，并应注明档号，摘录人姓名和摘录日期，经档案人员复核并盖章。档案复制件应妥善保管，用毕及时送回档案室注销。凡需要摘抄或复制保密档案、未公开档案的，须经办公室领导批准。 未经学院授权和上级主管机关批准，任何单位和个人都无权公布档案。

十、校外人员或校内凡属营利活动或个人目的利用本室档案的，按规定收取档案保护费。

                                    学院综合档案室

                                    2011、4