第一章总则

第一条为使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）规定，结合我校公文处理具体实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于学校党委、行政、纪委公文的处理工作。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、统一；必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第四条党政办是学校公文处理的管理机构，主管学校的公文处理并指导校内其他部门的公文处理工作。各学院、职能部门按职能相关或主办、承办的原则，负责公文处理的具体工作。

第二章公文种类

第五条学校党政政公文种类主要有：

（一）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告：适用于学校对外公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（三）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示：适用于向上级机关请求指示、批准事项。

（八）批复：适用于答复下级机关请示事项。

（九）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第六条学校对外公文、对内发文参照国家党政机关公文格式处理，一般由发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）发文机关标志。学校统一印制有“9999js金沙老品牌文件”“9999js金沙老品牌”“广东省总工会干部学校文件”“广东省总工会干部学校”四种发文机关标志的公文纸。

（二）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。学校的发文字号由党政办制定、管理、使用，主要有“粤工院”“粤工院办”“粤工校”“粤工院党”“粤工院纪” “粤工院学”“粤工院研”等。各二级学院、各职能部门以本部门名义的一般行文均不得使用任何发文字号。

（三）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（四）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（五）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（六）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（七）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（八）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（九）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十一）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十二）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十三）页码。公文页数顺序号。

第七条公文的版式按照最新《党政机关公文格式》国家标准执行。

第八条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号，按照有关国家标准和规定执行。

第九条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十二条学校可以对上对下、对内对外行文。以学校名义的发文，原则上限于传达贯彻上级的指示、决定；颁发政策性文件、规范性文件；全校性重要工作部署、重要行政措施；向上级的请示、报告等。

第十三条学校各学院、部、处、室等各职能部门的行文，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。安排本部门职能范围内的工作，制订本行业的管理措施，制发业务工作会议纪要，下发业务工作通知等，均由各部门自行发文，或经主管校领导批准后自行发文。

第五章公文拟制、发文办理

第十四条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十五条公文起草应当做到：

（一）符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）公文涉及其他部门职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（六）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（七）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（八）拟稿人按要求填写《文稿审批表》，相关负责人审核后在《文稿审批表》上签名、签发。

第十六条公文经拟稿单位负责人审核检查及有关单位会签后，送党政办负责人审核。除特殊情况外，不应越级直接呈送校领导。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）是否需要提交一定的会议进行讨论，是否需要报上级机关批准等。

（五）文字表达是否恰当，语气是否得体,主送单位和抄送单位是否适当，标题、发送机关名称是否准确。

第十七条公文经党政办审核后呈主管学校领导或书记、校长签发。签发是决定文件最后定稿和批准发出的关键环节。文稿经过主管领导或书记、校长的核准签字后即成为定稿，并据此生效。签发人代表学校对公文在政治上、内容上、文字上的正确性和准确性负完全责任。

第十八条学校领导签发后，由党政办登记、确定发文字号，并对公文格式。内容进行校对审核后，由主办单位打印，到保密室盖学校公章后由主办单位发往有关单位或部门。并将《文稿审批表》、公文草稿、正文三份交保密室存档。

第十九条在公文拟制过程中，除打印外，审稿、会签、核稿、签发等均要使用钢笔或签字笔（不准使用铅笔、圆珠笔、复写纸），便于底稿的归档保存；书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第六章收文办理

第二十条收文办理指对收到外来公文的办理过程，程序包括：收取文件→登记（党政办秘书）→拟办（党政办副主任）→审核（党政办主任）→批办（学校领导）→承办（承办单位）→催办、督办（党政办）→归卷（党政办秘书）→归档（综合档案室）。

（一）收取文件。文件交换员从公文交换站收取文件；信件收发员收取来信来函；党政办秘书通过教育电子政务平台收取文件；等。

（二）登记。收取到的各类文件，由党政办秘书接收、拆封、分类、登记、编号（机密文件交给保密员）。另外，各部门收到上级主管部门或会议下发的有关文件，如涉及学校全局工作的，应及时交到党政办秘书处办理收文登记处理。

（三）拟办、审核、批办。党政办秘书将需要办理的文件登记并上传OA,走“办文流程”后，交给党政办副主任签写拟办意见，然后提交党政办主任审核；党政办主任审核后，提交校领导审批。

（四）承办。承办部门（或承办人）根据拟办或批办意见及时进行办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。如不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应及时退回党政办，并说明理由。

（五）催办、督办。为加强对公文处理工作的监督，及时掌握公文运转情况，党政办秘书应做好承办文件的登记，并适时地对承办情况进行查询、催办，抓落实。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点督办。

（六）立卷、归档。承办部门（或承办人）文件办理完后，应将文件处理情况和处理材料提交给党政办秘书处。秘书做好处理后文件的登记、存档，整理后移交给综合档案室，由综合档案室立卷、归档。

第七章公文管理

第二十一条学校各部门应当建立健全本部门公文管理制度，充分发挥公文效用。

第二十二条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖学校证明章，视同正式文件妥善保管。

第二十三条公文被撤销，视作自始无效；公文被废止，视作自废止之日起失效。

第二十四条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第二十五条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第二十六条学校内部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案室。工作人员调离工作岗位时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章附则

第二十七条公文文种按《党政机关公文处理工作条例》执行，公文格式按《党政机关公文格式》执行。

第二十八条本办法由党政办负责解释。